La Dirección General Técnica Administrativa y Legal (DGTAL) debe tener el legajo actualizado de cada una de las asociaciones civiles que colabora con los organismos públicos del área de cultura. No obstante, la Auditoría General de la Ciudad de Buenos Aires (AGCBA) detectó que, entre la documentación relevada, no figuraba la actualización de los balances de más del 93 % de las instituciones.

En 2003, a través de la Resolución 1969-SC/03 que reglamentó algunos artículos de la Ordenanza N° 35.514 (1,9,21 y 22), se creó en el ámbito de la Secretaría de Cultura un Registro de “Asociaciones Cooperadoras y Civiles sin fines de lucro”, a cargo de la DGTAL. Allí se inscriben las entidades que “tienen como finalidad colaborar” con los museos, teatros y otras instituciones, como el Centro Cultural Recoleta y el Instituto Histórico.

Aunque la Dirección en cuestión debe mantener actualizada “toda la documentación relativa a cada asociación”, en su informe aprobado en mayo de 2011, la AGCBA expuso que de las 16 entidades que tomó como muestra, en el “93,33% -de los casos- no consta el conjunto actualizado al ejercicio 2009, de los balances, ni de las memorias anuales”.

Los auditores se entrevistaron con las entidades y comprobaron que “las asociaciones cumplen adecuadamente con los requerimientos del debido asiento contable y operativo de su gestión, quedando en evidencia la falta de actualización de los legajos del registro” por parte el organismo auditado.

Además, a partir de este análisis que se efectuó sobre el ejercicio 2009, la Auditoría detectó que la Asociación de Amigos de la Escuela Metropolitana de Arte Dramático “no se encuentra registrada a pesar de haber realizado su labor de asistencia normalmente durante el año 2009”. También se constató que la Asociación de Amigos del Museo Casa Carlos Gardel y la Asociación de Amigos del Museo de Esculturas Luis Perlotti están en tratativas para obtener su reconocimiento oficial, “aunque la Dirección General –auditada- no cuente con un legajo iniciado de cada una de ellas”.

En relación con las solicitudes de bienes y servicios, que realizan los entes gubernamentales a las asociaciones cooperadoras, la auditoría remarcó que no siempre son realizadas de un modo formal. De hecho, “el 56% de los casos no cuenta con un mínimo circuito de solicitud mediante nota con detalle de los elementos requeridos, conjunto de facturaciones que documenten los gastos efectuados y su posterior recepción en conformidad”.

Tal situación, “priva a las entidades cooperadoras de un proceso que contemple el registro de la documentación respaldatoria mínima, que valide la ejecución de sus recursos”, aseguró el organismo y agregó que este tipo de cosas “obstaculiza las tareas de control interno y externo”.