Un informe de la Auditoría General de la Ciudad de Buenos Aires (AGCBA), detectó que cuando el área jurídica del Ministerio de Educación porteño adoptó una nueva forma de registrar actuaciones, informes, memos o reclamos, se olvidó de migrar los datos del mecanismo que funcionaba con anterioridad, y complicó el seguimiento de cualquier documento que, según la fecha del trámite, puede figurar dos o más sistemas o subsistemas.

La dependencia en cuestión es la Dirección General de Coordinación Legal e Institucional de la cartera (DGCLeI). El organismo de control intentó hacer un seguimiento de uno de los expedientes que tomó como muestra y descubrió que si consultaba el Sistema Único de Mesa de Entradas (SUME), vigente al momento del informe, “hubiera arribado a una conclusión errónea: que (esa actuación) se localizaba en el Ministerio de Educación desde el 7 de julio de 2006. En realidad –continúa la Auditoría-, hace 23 meses que fue girado a una Fiscalía Nacional”.

Es que, además del SUME, que opera desde el 15 de octubre de 2007, hasta el día anterior había funcionado otro programa: el Sistema de Seguimiento de Actuaciones (SISEG). Al pasar del SISEG al SUME, Educación no adaptó sus registros y por eso un mismo trámite puede arrojar distintos resultados. A todo esto, la AGCBA agrega que hasta mayo de 2007, la cartera trabajó con su propio mecanismo: el Sistema de Mesa de Entradas del Ministerio de Educación (SMEMEGC). Así, la Auditoría observó que “se agudiza la falta de claridad en los datos, no se facilita el seguimiento administrativo de las actuaciones, ni se garantiza el acceso a la información de las partes o de terceros interesados”.

Asimismo, el informe aprobado en abril de este año sobre hallazgos de 2007 dice que “los datos consignados en el sistema no reproducen la circulación ni la ubicación física real de las actuaciones dentro del Ministerio a una fecha determinada”, los movimientos internos pueden tener idéntica fecha y hora, y por eso “el sistema no permite obtener conclusiones confiables ni de utilidad” para la propia gestión de la cartera.

En este caso la Auditoría ejemplificó su observación: trató de hacer un seguimiento de la Nota 555.186-DGCLeI-05, que ingresó a Educación el 9 de octubre de 2007 a las 11.25 de la mañana y que 15 minutos más tarde, a las 11.40, ya había sido girada a otra repartición, “previa intervención de la Dirección de Coordinación Legal e Institucional”. En el trayecto, la nota “hizo cuatro movimientos intermedios”, tres de los cuales fueron a la misma hora.

Por otra parte, en el 97% de la muestra tomada por la AGCBA –unas 36 providencias-, se comprobó que las actuaciones están registradas como si hubieran egresado del Ministerio con un mismo número de informe. “Es decir, el sistema desarrollado –el SUME- permite la duplicidad de datos, característica que deviene en la falta de confiabilidad de la información”, añade el estudio.

Con respecto al SISEG, hay 5630 diferencias entre el listado impreso y el digital donde están consignados los movimientos de las actuaciones durante el ejercicio 2007.

En otros listados, la numeración no es correlativa: la Auditoría contó 2380 faltantes en el registro de providencias y 6495 en el de informes. “Ello se debe –afirma el organismo de control-, a que no se completa el campo destinado al ingreso de los números, o bien se colocan textos como ‘a caratular’ o ‘a agregar/incorporar’”.

Así, la AGCBA concluyó que hay “demoras significativas” en los tiempos de intervención de la Dirección de Coordinación Legal e Institucional, y completó: en el 11% de la muestra analizada, transcurren 79 días desde el ingreso de una actuación al organismo hasta la derivación al área de asuntos jurídicos y, una vez allí, en el 25% de la muestra pasan otros 120 días para que se emita el informe o la providencia correspondiente.