Desde 2016 la Administración pública argentina tanto nacional como federal comenzó a digitalizarse. Desde entonces el sistema brindado para modernizar las tareas cotidianas dentro del Estado fue el Sistema de Gestión Electrónica Digital (GDE), ahora ecosistema digital de Gestión Documental Electrónica. Actualmente todos los organismos nacionales lo utilizan. ¿Qué sucede con las provincias y municipios? ¿Cuál es el rol los organismos de control?

Según la Subsecretaria de Innovación Administrativa de Jefatura de Gabinete de Ministros, 16 jurisdicciones se encuentran utilizando el ecosistema digital GDE. Estas son Chubut, La Rioja, Salta, Santa Cruz, Tucumán, Catamarca, Buenos Aires, Jujuy, La Pampa, Neuquén, Río Negro, Santa Fe, Santiago del Estero, Tierra del Fuego y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Por su parte Formosa, Misiones, Corrientes, Entre Ríos, Córdoba, San Luis, Chaco y San Juan cuentan con sistemas propios, aunque algunos municipios y organismos de estas mismas jurisdicciones utilizan el sistema brindado por la Subsecretaría de Innovación Administrativa.  

En esta misma línea, hoy 95 municipios decidieron adoptar GDE, entre ellos 9 de Julio, Bahía Blanca, Berisso, Campana, Carlos Casares, Villarino de la provincia de Buenos Aires; Catriel de Río Negro; Corral de Bustos de Córdoba; Crespo de Entre Ríos; Esperanza y Reconquista de Santa Fe; Fernández de Santiago del Estero; Fiambalá de Catamarca; Junín de los Andes de Neuquén; Lago Puelo de Chubut; Maipú de Mendoza; Monteros de Tucumán; Tolhuin de Tierra del Fuego y algunos municipios de San Juan aunque la provincia tenga otro sistema. 

También utilizan este sistema la Cámara de Senadores y Diputados de Catamarca; la Entidad Binacional Yacyretá; la Cámara de Diputados de Mendoza; la Fiscalía de Investigaciones Administrativas y el Poder Judicial de La Pampa; y unos 18 Concejos Deliberantes de distintas localidades de Rio Negro, Córdoba, Buenso Aires, Neuquén y Santiago del Estero.

Asimismo, se suman a esta tendencia el Puerto La Plata; el Tribunal de Cuentas de Tucumán y el Tribunal de Cuentas de La Pampa; y algunas universidades como la Universidad de Buenos Aires, la Universidad Nacional de Catamarca, la Universidad Nacional de Córdoba y la Universidad Nacional de Tres de Febrero.

Desde el Tribunal de Cuentas de La Pampa, María Alejandra Mac Allister comentó que aún están transitando la etapa de capacitaciones para poder implementarlo en el organismo. “Estamos avanzando también con la administración provincial en los distintos trámites. Hace meses venimos trabajando con el Poder Judicial en control previo y en el juicio de cuentas pero como usuarios de ellos. Seguramente antes de fin de año ya podamos firmar el convenio con Nación. Para el organismo será un paso fundamental para simplificar, agilizar trámites y optimizar el tiempo de los profesionales”, señaló.

¿Qué es el GDE?

El 6 de abril de 2016 el Decreto N°561 aprobó la implementación del GDE como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional. La plataforma GDE se encuentra integrada por varios módulos:

  • Escritorio Único: permite navegar por todos los módulos que integran el ecosistema.
  • Trámites a distancia (TAD): Plataforma que permite la interacción del ciudadano con la administración.
  • Comunicaciones Oficiales (CCOO): Módulo que permite la generación y circulación de los documentos oficiales comunicables.
  • Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO).
  • Expediente Electrónico (EE).
  • Registros Legajo Multipropósito (RLM): para la administración de los registros de las entidades que componen el Sector Público Nacional.
  • Legajo Único Electrónico (LUE).
  • Registro Integral de Destinatarios (RID).
  • Porta Firma (PF): administra la firma de los documentos electrónicos.  
  • Locación de obras y servicios (LOYS).
  • Gestor de Asistencias y Transferencias (GAT): para registro, tramitación y pago de todas las prestaciones, beneficios, subsidios y transferencias monetarias.
    Registro Propiedad Inmueble (RPI).
  • Registro Civil Electrónico (RCE).

El rol de la Auditoría General de la Nación  

El GDE se encuentra funcionando en todas las dependencias nacionales del Estado. Por eso, a la hora de auditar los recursos públicos, poder acceder al GDE y sus archivos digitales es fundamental para la tarea de los organismos de control como la Auditoría General de la Nación (AGN).

“La Subsecretaría de Innovación Administrativa se encuentra trabajando en conjunto con la AGN a fin de implementar el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), promoviendo la transparencia y agilizando los procesos internos”, informaron desde la Subsecretaría.   

Auditar la digitalización

La Ciudad Autónoma de Buenos Aires fue una de las primeras jurisdicciones en digitalizarse. A partir de 2009 se implementó el Sistema Administrativo de Digitalización de Expedientes (SADE),  el punto de partida para lo que luego sería el GDE que actualmente se implementa en la administración nacional y en varios puntos del país.

La Auditoría General de la Ciudad de Buenos Aires (AGCBA) ya realizó varias auditorías a dicho sistema. La última es de 2022 donde desde el organismo de control recomiendan “medir para controlar y actuar para mejorar”. En este sentido, desde la AGCBA aconsejaron usar indicadores representativos que expresen de manera cuantitativa el desempeño de los servicios ofrecidos, ya que no contar con mediciones no permite saber si existe un desvío, su impacto y las consecuencias. Además, la falta de información impide que puedan realizarse acciones correctivas o de prevención.