En junio de 2009, se aprobó la implementación en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), con el objetivo de digitalizar todos los trámites y comunicaciones del Poder Ejecutivo porteño. Casi ocho años después, y tras reiterados reclamos, la Auditoría del distrito aún no pudo acceder para cumplir su tarea de control del sector público.

“Se reitera el pedido de acceso de forma irrestricta a modo consulta a los módulos que conforman el Ecosistema SADE” ya que, de lo contrario, “se limita a la AGCBA la posibilidad de llevar adelante su trabajo”, dice uno de los párrafos de la nota enviada el 23 de mayo de este año, firmada por la presidenta de la Auditoría, Cecilia Segura Rattagan, al Jefe de Gabinete de la Ciudad de Buenos Aires, Felipe Miguel.

En el envío se solicita “una respuesta formal que contenga el fundamento por el cual el gobierno porteño no permite que la Auditoría acceda al Ecosistema SADE en forma ágil, directa e irrestricta”, siempre refiriéndose a un modo consulta, es decir, sin posibilidad de edición.

La nota, que fue recibida el 26 de mayo, llama la atención sobre “la promoción del SADE, según las propias autoridades del Estado local, como una herramienta de gobierno abierto, que hace foco en la transparencia, facilitando el rendimiento de cuentas y mejorando los controles ante el traspaso de las auditorías manuales a ex post por sistemas”. 

La insistencia de la Auditoría está fundada, además de los ocho años de espera, en la promesa por parte del gobierno porteño de un principio de solución para mayo. En un email, desde la Secretaría de Legal y Técnica a la AGCBA, se había “formalizado” el requerimiento de las modificaciones a la empresa proveedora del SADE, informando que tendrían una versión para homologar a mediados de ese mes. 

En el detalle de lo pedido a la firma se desprende que el organismo de control porteño deberá “presentar una nota a la repartición a auditar y que la misma, mediante una comunicación oficial, indicará los usuarios auditores a dar de alta y los expedientes autorizados para ser visualizados y auditados”. Este párrafo explica por qué Segura lo calificó como “insuficiente”, ya que “incorpora procedimientos burocráticos innecesarios y no permite el acceso al universo de las actuaciones del área auditada”. 

En abril de 2017, después del mail, la presidenta de la Auditoría vuelve a dirigirse a la Jefatura de Gabinete a fin de reiterar, por sexta vez hasta aquel momento, la solicitud de acceso “irrestricto” tanto a los Expedientes Electrónicos como a los demás contenedores documentales, como resoluciones, notas y dictámenes. De esta forma “se posibilitaría la obtención de documentación desde la fuente de mayor fidelidad”.

También se argumenta que “oportunamente se especificaron los requerimientos mínimos de accesibilidad al SADE”, como ingreso directo a la fuente original de información y no a copias, acceso a todos los trámites en todo sus estados, información sin limitación cronológica, entrada a todas las reparticiones y, además, diferentes tipos de búsquedas.

Antecedentes

Mediante una nota, la Dirección General Técnica y Administrativa del Gobierno de la Ciudad, en noviembre de 2016, le confirmó al organismo que preside Segura que “estaban desarrollando un Módulo Auditor específico sobre el que ya se realizaron análisis y que cuenta con un diseño funcional de acceso al SADE”. A siete meses, la Auditoría porteña aún no cuenta con dicho acceso.

Yendo un poco más atrás, a febrero de 2015, en una de las respuestas que la Secretaría de Legal y Técnica le envió a la presidenta del ente, le adjuntaron gentilmente un ejemplar del libro Gestión Documental Electrónica “para la comprensión de los módulos utilizados por el gobierno”. Para usarlo, sería ideal que finalmente el Gobierno porteño cumpla con su obligación y promesa de acceso al SADE a la Auditoría General de la Ciudad.

Las necesidades del control público

Para conocer la situación de las distintas Direcciones Generales en relación al SADE, en agosto de 2016 la Directora General de Sistemas de la Información del organismo organizó una reunión con sus pares.

Todos coincidieron en que no pueden acceder al sistema y que los datos los obtienen de un DVD cerrado, acompañado de un acta en la que consta su contenido. 

En la reunión se hizo referencia, en reiteradas oportunidades, a la imposibilidad de determinar la integridad de la información y a la parcialidad de ésta. De hecho, suele dejarse constancia en los informes sobre las “limitaciones al alcance” por este motivo. Modo que utilizan los auditores para señalar aquellos factores que restringen su tarea profesional.

Se puso en común también la necesidad de tener accesos a otros sistemas como el Buenos Aires Compras, el SIGEG, necesario para hacer auditorías sobre la Procuración de la Ciudad y el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF). Por no haber podido ver los archivos del último se tuvieron que dar de baja proyectos del Plan Anual.

La labor del organismo de control es vital ya que tiene como objetivo mejorar la calidad de la gestión pública, exigir la rendición de cuentas y facilitar la toma de decisiones legislativas a partir de informes que den cuenta del cuadro de situación de diferentes sectores del Estado porteño. Tal es la importancia del control que en 2014, la legisladora Paula Oliveto Lago presentó un proyecto de declaración para que el Ejecutivo porteño le otorgue al organismo de control las claves de acceso al Sistema de Documentos Electrónicos.