“La firma digital no está homologada con Nación, por lo que su validez puede ser cuestionada fuera del ámbito porteño”, advierte la Auditoría General de la Ciudad (AGCBA) en el informe que evaluó el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) durante 2015.

De hecho, completa el organismo de control, “hay ocasiones en las que se requiere la impresión y la firma holográfica para satisfacer pedidos de información” desvirtuando el fin último tanto de los expedientes electrónicos como de la firma digital que es el de la despapelización. 

Si bien este tipo de rúbrica no forma parte del proyecto SADE, sin ella los documentos no podrían ser autosuficientes. El trabajo de auditoría destaca que debe ser homologada por la Nación a través de la Oficina Nacional de Tecnología de la Información (ONTI). Es por eso que algunas dependencias nacionales siguen requiriendo la información en formato papel con la signatura en tinta. 

La firma digital es una herramienta tecnológica que permita garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales.

En el informe, aprobado en mayo de 2017, se señala que “el proyecto SADE está lejos de haber concluido pese a haberse digitalizado todos los documentos aún quedan otras cosas por completar”.

Entre ellas es importante resaltar que “el sistema carece de un perfil de consulta que le permita a la auditoría externa hacer su trabajo según lo establecido en los artículos 135 y 136 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires”. 

Otro de los llamados de atención estuvo orientado a “reducir la cantidad de incidentes” ya que durante el año auditado “se verificaron 6 mil contingencias que implicaron disrupciones en el funcionamiento del sistema”.

Según se explica en el informe “la contingencia no se agota en brindar una alternativa en el procesamiento y en la conectividad, se deben analizar también las hipótesis de riesgo que pudieron haberla generado, como sabotajes e imprevistos edilicios”. Conforme a la normativa vigente, el plan de contingencia “es responsabilidad del principal en la organización” que en el caso del SADE sería la Jefatura de Gabinete o la Vicejefatura de Gobierno.

En cuanto a la seguridad del sistema, el trabajo de la AGCBA alerta sobre “la falta de independencia con el área tecnológica, por lo que debería haber una reformulación estructural”.  

Es que, según la normativa vigente, la separación es fundamental. Además, dice el informe, esta situación “fomenta la errónea creencia que la seguridad de la información es una cuestión puramente tecnológica, cuando en realidad tiene también componentes culturales y organizacionales”. 

Asimismo, la Auditoría observó que “se requiere que la seguridad tenga criterios y conducción unificada en todo el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires”. 

La AGCBA también destaca las fortalezas del sistema al considerar que “el proyecto SADE permitió mejorar la eficiencia en la productividad del trabajo de la administración porteña, generando ahorro en impresión, traslados, almacenamientos y volviendo más eficiente el uso del tiempo de los empleados”. 

La integración, además, “genera menos información duplicada”. El trabajo de la Auditoría subraya también que “la estructuración de los procesos aporta orden y ayuda al ejecutor a no cometer errores” y que “las herramientas de explotación de la información permite medir y analizar la duración de los trámites a fin de evaluar su potencial optimización”.

En julio de 2016 el Gobierno de la Ciudad realizó una encuesta de satisfacción a 250 Directores Generales y Gerentes Operativos. De ella se desprende que “el 82% de los usuarios tiene una evaluación positiva del Sistema SADE” mientras “el 66% lo considera ágil”.

Entre los aspectos negativos que relevó la consulta se destaca que “el 70% considera que el sistema sufre disrupciones, en su mayoría en el módulo de locación de obras y servicios”. El 33% lo juzga como “complejo”.