La Auditoría advierte riesgos en el Sistema de Documentos Electrónicos
Entre los puntos más alarmantes se destaca que existe un solo proveedor del servicio de programación, con el consecuente riesgo en caso de imprevistos como quiebra, cierre o cambio de estrategia comercial. En las distintas contrataciones con la firma no se incluye la posibilidad de auditorías, ni del Gobierno ni de la AGCBA.
La Auditoría General de la Ciudad de Buenos Aires (AGCBA) evaluó el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) y advirtió que “la existencia de un único proveedor y la falta de documentación técnica aumentan el riesgo del proyecto”.
Hace unas semanas en El Auditor.info se publicó un repaso de las dificultades que el organismo de control porteño tiene para poder acceder al ecosistema SADE. En 2015 la Auditoría realizó una evaluación del sistema y dejó al descubierto que “los contratos con la empresa proveedora no incluyen una cláusula que la obligue a someterse a evaluaciones, tanto del Gobierno como de la AGCBA”. Añade además que “este incumplimiento puede ser penado”.
De hecho, el informe, aprobado en mayo de 2017, cita diferentes casos. Uno es el de la Dirección General de Gestión Documental que realizó una adecuación del Escritorio Único, que es la vista que permite tener todos los módulos del SADE al alcance. El equipo de Auditoría observó que la contratación “se realizó por compra directa a la empresa Everis Arg SA”, que es la firma que realizó todo el desarrollo, por $4.1 millones. En el pliego “no figuraba que la contratista aceptaría someterse a auditoría”.
La Dirección General de Eficiencia Administrativa atiende necesidades específicas de las distintas áreas del Estado porteño vinculadas al SADE, como por ejemplo el Registro Civil y el Legajo Único Electrónico.
Durante 2015, la Dirección en cuestión “realizó cuatro contrataciones, a través de licitación, por un total de $7.4 millones”. Entre ellas se destacan mejoras y adecuaciones en el Registro Civil Electrónico y traspasos de bases de la Tramitación Única de Subsidios.
La Agencia de Sistema de Información es la responsable de organizar y coordinar con todas las dependencias del Poder Ejecutivo la infraestructura informática, tanto de las telecomunicaciones como de los sistemas de información. En el año auditado “efectuó compras para el SADE por $8.2 millones”. Para la instalación del Sistema en el Tribunal Superior de Justicia la Agencia “gastó $1.8 millones más”.
A rasgos generales, la AGCBA observó que “el esquema de trabajo con la empresa es similar en todas las contrataciones”: primero se define un equipo técnico conformado por personal de ambas partes, se arma un listado de productos y servicios entregables, se pauta la entrega del “código fuente” al gobierno y es éste último el que tiene los derechos de propiedad intelectual.
Sobre este punto hay un dato que no es menor y es que la implementación del SADE se aprobó en junio de 2009 y el informe señala que “la Agencia de Sistemas de Información de la Ciudad registró la propiedad del Sistema en la Dirección Nacional de Derechos de Autor el 14 de abril de 2015”.
El trabajo de la Auditoría alerta sobre el servicio de programación ya que “está provisto por un único proveedor”. Esta situación “implica el riesgo de afectar la continuidad del proyecto por imprevistos como quiebra, cierre o cambio de estrategia comercial, entre otros”.
Al respecto, el organismo de control recomienda “contar con alternativas, ya sea internas como externas, para darle al GCBA las herramientas para afrontar cualquier escenario”.
Sobre la documentación técnica del sistema se advierte que “es incompleta”. Muchos módulos, señala el informe, “carecen del respaldo que permita comprender acabadamente como funciona”, hecho que incrementa la dependencia de los técnicos que conocen el sistema.
El SADE
Los auditores afirmaron que el SADE “en rigor no es un sistema sino muchos”. Ese ecosistema, a modo general, tiene el siguiente esquema:
En él, se distribuyen más de 200 trámites en 50 reparticiones, más de 100 registros, 50 trámites asociados a planes sociales generados desde 10 áreas del Gobierno porteño y cuenta con 33 mil usuarios internos.
