Tras analizar varios aspectos del funcionamiento de la Biblioteca Nacional, la Auditoría General de la Nación (AGN) elaboró un informe en el que concluyó que “la organización administrativa de la Institución deberá ser objeto de un proceso de reordenamiento y completitud de cada uno de los instrumentos inherentes al sistema de control interno, la distribución de funciones, las relaciones entre sus miembros, la comunicación y todo aquello que influye en el resultado de su gestión”.

El trabajo de la AGN fue aprobado este año sobre datos recabados entre 2011 y el primer semestre de 2012, y enumera, entre otras cuestiones, algunas “debilidades y anomalías” en el régimen de contrataciones de la Biblioteca Nacional.

Por ejemplo, el organismo de control desmenuza el caso de una contratación mediante la cual la Biblioteca pretendía comprar un equipo informático. Cuenta la AGN que, luego de la adjudicación, y dentro de la documentación relacionada con la entrega del equipo, se encontraron “las especificaciones técnicas de una propuesta alternativa, aparentemente más económica” a la ya cerrada con el proveedor. 

Otro papel que apareció en esa búsqueda fue una nota del “área requirente”, es decir, la oficina de la Biblioteca que pidió la compra, en la que se informaban “las especificaciones técnicas del bien solicitado, que diferían de los términos detallados en la adjudicación, pero coincidían con las del elemento definitivamente entregado por el proveedor”. Finalmente, se constató que el pago realizado por la Institución iba en concordancia con los términos de la adjudicación. 

A partir de estos hallazgos, los auditores entendieron que estaban ante “la existencia de una erogación debidamente autorizada, adjudicada y pagada, por un bien que no fue recibido”.

Asimismo, la AGN detalló otro caso en el que llama la atención las fechas en que se producen las distintas instancias de una contratación. 

Se trató de una operación en la que la factura del proveedor databa del 20 de enero de 2012, varios días antes de la adjudicación, que se produjo el 8 de febrero del mismo año.

Pero no sólo eso: aquella factura también era anterior a la formulación del propio presupuesto destinado a la contratación, registrada el 27 de enero, siempre de 2012. 

Estos hechos llevaron a la Auditoría a alertar sobre “cierto nivel de informalidad en la relación entablada entre las partes”, o sea la Biblioteca y su circunstancial proveedor, a lo que se suma un dato de color: el formulario de ejecución de la compra fue emitido por la institución el 15 de enero, es decir que, para el organismo de control, “se imputó un gasto antes de ser presupuestado, adjudicado y facturado”. 

También sobre el régimen de contrataciones, la Auditoría halló “casos donde faltan adjuntar las notificaciones de la adjudicación al proveedor, el dictamen jurídico previo a la toma de decisión respectiva y hasta copias del contrato; (además de) debilidades en el proceso de control de facturación en la mayoría de los expedientes analizados”.

Y además se descubrió que “el pago a un proveedor no coincide con el que resultara oportunamente adjudicatario”.

Para completar, se destacó que durante el período analizado “no había un Plan Anual de Contrataciones elaborado para la adquisición de bienes y servicios”, tal como se estipula el Régimen de Contrataciones del Estado, establecido por decreto en el año 2001. 

Según el mencionado Régimen, las contrataciones directas deben ser excepcionales y por razones de urgencia y exclusividad, pero en el caso de la Biblioteca Nacional se descubrió que durante el período analizado hubo 10 operaciones de este tipo “sin la justificación suficiente”, dijo la AGN.

Recursos humanos

Por otra parte, la Auditoría informó que la dotación total del personal de la Biblioteca era, al momento de la investigación, de 201 agentes, entre planta permanente y contratados. Al analizar esa plantilla “no se han detectado evidencias sobre la razonabilidad de su distribución entre las diferentes áreas” de la Institución.

No obstante, en cuanto a los recursos humanos, la AGN detectó el incumplimiento de la Ley 25.689, que impone al Estado Nacional la obligación de emplear a personas con discapacidad en “una proporción no inferior al cuatro por ciento (4%)” de su dotación, y a “establecer reservas de puestos de trabajo a ser exclusivamente ocupados por ellas”. 

Esto fue porque, teniendo en cuenta aquellos 201 agentes -y siempre en función de la Ley mencionada-, la institución debía tener por lo menos ocho empleados con capacidades diferentes. Pero, al cierre del informe, sólo había tres (uno de planta y dos contratados), es decir, el 1,5% del total de empleados.

Sin respuestas

Mientras realizaba su tarea, la Auditoría envió un borrador de este informe a las autoridades de la Biblioteca Nacional quienes, aunque tenían la posibilidad de hacerlo, nunca formularon ningún descargo con respecto a las observaciones preliminares. 

Por eso, y sin contar con respuestas del ente examinado, el Colegio de Auditores finalmente aprobó el informe en mayo de este año.