Por la cuarentena, la AGN habilitó documentos y firmas digitales
El organismo sancionó una disposición que detalla cómo actuará hasta el fin del aislamiento. Según la norma, las medidas son “necesarias” para “garantizar las funciones de control”. Guardarán papeles de trabajo en soportes electrónicos, y después cada gerente deberá imprimirlos. Piden limitar el uso del correo oficial. La posición del gremio APOC.
Con el teletrabajo como emergente inexorable de la cuarentena por coronavirus, la Auditoría General de la Nación (AGN) sancionó una norma que detalla cómo actuará mientras dure el confinamiento.
Se trata de la disposición 165/20 que, a grandes rasgos, dispone la digitalización de las labores del organismo. El texto fue aprobado por el Colegio de Auditores, que ya venía sesionando de manera virtual desde comienzos de abril.
Según la norma, las medidas tomadas son “necesarias” para “garantizar las funciones de control, que no deberían paralizarse”. Por eso, se habilitó el uso de documentos y firmas digitales, como herramientas que serán “aplicadas durante el período de aislamiento social obligatorio”.
¿Qué validez tendrán esas firmas? La disposición aclara que las rúbricas intervendrán en “todos los procedimientos establecidos originalmente en papel”, y que estén relacionados con las investigaciones de la AGN. Esto incluye las instancias de inicio, planificación, aprobación y la comunicación de los informes.
En el caso de los llamados “papeles de trabajo”, deberán ser “almacenados en formato electrónico durante los plazos establecidos” por las normas internas del organismo, de manera que se “garantice su integridad, accesibilidad y disponibilidad”.
Además de los documentos firmados digitalmente, aquellos que solamente necesiten un “visto” de algún área específica podrán ser confirmados vía mail.
El correo electrónico también será considerado como modo de comunicación válido con los entes auditados “hasta tanto la funcionalidad del sistema de trámites a distancia (TAD) esté disponible”.
Mail oficial y respuesta gremial
Sobre los mails, el artículo 7 de la norma en cuestión pretende marcar “límites” puertas adentro de la Auditoría. Dice textual: “Instruir al personal como así también a las Asociaciones Sindicales para que utilicen los sistemas, correo electrónico institucional, el espacio y transferencia en la red y el equipamiento informático en general, exclusivamente para propósitos de uso oficial, con exclusión de finalidades personales y sindicales que no guarden estricta relación con el trabajo dispuesto por la institución”.
Ante esto, los secretarios general y adjunto de la Asociación del Personal de Organismos de Control (APOC Nación), Hugo Quintana y Federico Recagno respectivamente, elevaron una nota al presidente de la AGN, Jesús Rodríguez, en la que manifestaron que el gremio “siempre hizo un uso responsable y serio del mail institucional, con el compromiso de realizar los mejores esfuerzos para el cuidado de los intereses de nuestros trabajadores”.
Asimismo, la nota remarcó que APOC seguirá “colaborando con la divulgación técnico- profesional de los informes de auditoría”.
Y, para completar, los dirigentes hicieron hincapié en la “necesidad de eficientizar con suma urgencia el funcionamiento de los recursos informáticos disponibles” en la Auditoría, algo que ya habían sugerido en otra nota, fechada el 20 de abril.
Visitas de “extrema necesidad”
Volviendo a la norma sancionada por el Colegio, ese texto contiene una salvedad en medio de la cuarentena: “Si en el marco de una auditoría se requiriera el acceso a documentación que se encuentra en papel, en caso de extrema necesidad y -reitera- siempre que el documento no esté digitalizado, se podrá autorizar a que un agente del organismo concurra a su lugar de trabajo y proceda a su digitalización, para su posterior remisión al interesado”.
Falta de garantías
Por otra parte, la disposición ordena que, cuando termine el aislamiento, la auditoría interna “elabore un informe sobre la calidad de los procedimientos en soporte electrónico, en virtud de la falta de garantías del sistema”.
En esa línea, cabe la pregunta sobre qué ocurrirá con todo lo actuado cuando pase la cuarentena. Pues la norma establece que “cada gerente procederá a la impresión de los documentos para incorporarlos a la actuación en soporte papel”.
Es más, esas páginas propiamente dichas deberán contar “con la certificación de la Oficina de Actuaciones Colegiadas”, porque, en definitiva, “la firma digital carece de validez fuera del entorno electrónico”, explica la norma.
El aislamiento como oportunidad
En los fundamentos de la resolución, la AGN sugirió que sus medidas le “permitirían sentar las bases para la urgente implementación de herramientas de gestión electrónica”.
En la misma línea, el Colegio expresó que “la nueva modalidad resulta necesaria no solo para ahorrar en recursos mejorando la eficiencia y velando por el desarrollo sostenible del medio ambiente, sino también atender la instrumentación de un mecanismo de funcionamiento que garantice el cumplimiento de (los deberes) constitucionales y legales de control”.
No obstante, la iniciativa tiene un límite temporal: “La ejecución de los procedimientos en soporte electrónico tendrá vigencia solo durante el período de aislamiento social obligatorio y hasta tanto el organismo se encuentre en condiciones de retornar a su funcionamiento normal y habitual”.
Y completaron que ”una vez que (la cuarentena) finalice, las actuaciones volverán a tramitarse conforme se realizaba previo a la emergencia sanitaria”.